ERP系统的基础数据准备，是ERP系统运行与管理的源泉，没有基础数据，ERP系统就成为了无源之水，无本之木，是无法实现高效的信息化管理的。同时ERP系统的基础数据准备，必须保证数据的完整性和真确性，才能为ERP系统的正常运行提供基础。
ERP系统是一个综合性的企业管理系统，包含物料、仓库、财务、生产各种业务管理功能模块，因此，所要准备的数据十分多且杂，且要针对不同的功能要求和系统的集成性要求来准备相应的ERP系统的基础数据。要保证ERP系统的正常运行，为企业产生持续的增值效益，ERP系统的基础数据准备，究竟要准备哪些数据呢，有如何保证收集到的这些数据的完整性和准确性呢，从本章起，将根据乾元坤和ERP项目实施经验，针对ERP系统的物流、财务、制造三大功能运转的相关性，分别从物料、仓库、交易（财务）三方面介绍相关的ERP系统的基础数据准备。
ERP系统的基础物料数据准备
ERP系统对于物料数据的需求，主要可以从物料定义、编码和物料数据设置两方面了解。
1.物料定义及编码
根据ERP系统的通用定义，“物料”是为了产品出厂，需要列入计划的一切不可缺少的物的统称，不只是原材料或零件，还包括毛坯、在制品、半成品、成品、外购件、包装材料，甚至还包括工程工具、劳保用品、能源等等的一切物料。
ERP系统要利用计算机的处理速度和处理容量来处理大规模的数据，因此数据必须规范化编码，便于计算机识别和检索。对物料进行规范化编码是为了对物料进行高效、有序的管理，同时，有了规范化的物料编码也便于在系统中对物料进行分类、检索与统计，以及物料信息的交换与共享。
2.物料数据设置
在ERP系统中，物料最主要的数据都存储于物料主文件中，该文件集中反映了物料的各种参数、属性及相关信息，如物料编码、名称、分类、计量单位、计价方式等等，因此最先要设置的是物料主文件。所有要在系统里使用的物料都必须先在物料主文件里建立记录，以便进入该文件后都可以查到。
一般的ERP系统，每一条物料数据都提供了许多关于该物料的描述参数，用户并不一定对每个参数都要设置，只要设置那些系统运行时必需的以及对自己进行物料管理时有用处的参数。进行物料数据设置时，有些字段的内容必须由用户自己先定义后再从中进行选择。另外一些字段的内容则可以系统提供的可选项里进行选择。对于没有可选值的字段内容，用户在建立物料记录时按实际值输入即可。
在物流数据方面，ERP系统的基料数据准备主要包括以上两方面，根据企业生产经营流程呢，以及ERP系统运行业务流程，也只有在建立物料主文件后，才可以根据ERP系统其他功能模块，对物料数据的需求，创建在其他数据文件。
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