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入库单的流转程序

日期:2018-11-11
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入库单的流转程序

入库单是商家和商家之间调货的凭证,就是表示商家甲从商家乙手中拿了什么商品,然后商家甲需要给商家乙一张入库单,上面需要标明时间、产品、型号等,还要注明两商家的名称,同时还要有双方的印章。乙方可凭借这张入库单找甲方收款,这样是交易流程更加简化。

入库单的流转程序

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入库单一般分为四联,第一联为存根联,留保管备查;第二联为记账联,留会计部门作为入库材料核算依据;第三联为保管联,留保管作为入库材料记明细账依据。总而言之,入库单是单位内部物流单据,起着凭证的作用。

1、当所调的货到达仓库后,经检验合格后采购员应一式五联及时填写商品入库单,填写内容包括仓库名称、时间、供应单位、材料代码、材料名称、规格、单位、数量,并在最后一行“制单”处由采购员签字或盖章,“材质检验”处由检验员签字或盖章,“验收”处由仓库保管员签字或盖章。在材料入库单的签字或盖章,主要是明确责任,由检验员负责质量是否合格,仓库保管员负责数量是否与实物相符。采购员自留第一联备查,其余四联转给仓库记账员。

2、仓库记账员在一式四联(不包括第一联)填写材料的单价(计划价格)、合计金额、总计金额,并且在最后一行“记账”处签字或盖章。(1)仓库记账员自留第二联,作为记账的依据(2)仓库记账员留下第四联,备月底汇总后转财务部门的材料核算员;(3)仓库记账员将第三联及时转给采购员。采购员在收到供应商的发票后,经核对无误,将第三联附在发票后面,到财务部门报账;(4)仓库记账员将第五联转给仓库保管员留抵备查。

3、月末,仓库记账员将第四联汇总后转财务部门的材料核算员。材料核算员将本月收到的第四联入库单连同以前月份结存的第四联入库单,按库别汇总在一起,通过查阅“材料采购”明细账,以当月取得发票后附的第三联入库单为基准,将对应的第四联挑选出来,作为本月购入材料的计划成本,汇总后作为原始凭证附于记账凭证之后,根据汇总的计划金额,填制分录,借记“原材料”,贷记“材料采购”。挑选之后结存的第四联表示材料已入库,但发票未到,仍由材料核算员保管,待次月末再重新挑选,并汇总数据后作为材料估价入库的依据,但不附于记账凭证之后,根据汇总金额,借记“原材料”,贷记“应付账款—暂估应付款”。由于入库单右上角标有“供应单位”,月末通过材料核算员的第四联入库单,可以分库别、分单位对估价入库的材料进行汇总,进而可以掌握有哪些供应商存在货到未开具发票的情况,计划金额是多少,便于及时与供应商联系,催促发票尽快入账。

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