中小型企业在成立之初由于经验不足，在设备使用方面会忽视很多问题，建立完善的设备管理系统不仅有益于设备的管理，还能帮助中小型企业规模的扩大。
设备购进之初，由设备管理部门的专业人员对设备情况进行核对，并填写设备情况登记表。再由设备管理人员负责将设备情况登记表登记存档，并将有关使用说明进行编号存档，以备维修之用。对于一些附属设备，仅做登记入库管理，以便进行及时核对和调配。设备日常运行中，要对日常检测到的数据进行必要存储和监督。在有经验的技师的指导下，根据日常使用记录，制订日常维护计划，力争降低装置因设备问题造成的非计划停工次数。在设备发生事故的情况下，登记事故记录，并向技术人员提交事故维修表。
由技术人员进行现场观察，根据事故维修表和日常运行数据，确定维修标准及要求。以便进行及时，合理的维修。在维修结束后，编写维修情况报告和设备状态报告。设备管理人员对有关资产数据进行统计，产品报表，以便高层管理人员根据该报表把握设备运营的宏观情况。
中小企业设备管理系统的数据流比较简单，这里只针对各个处理功能，在数据字典中建立对处理功能的说明如下：
(1)设备信息录入：
其功能是设置和管理基础数据，包括设备基本信息、设备类别的定义和附属设备信息录入。在权限范围内，可以进行基础数据的添加、删除和修改。
(2)设备运行管理：它是对设备的日常运行数据进行存储和管理，包括设备运行状况记录、设备起停情况记录，设备故障记录、设备维修记录和设备耗能情况管理。在权限范围内，可以进行数据的添加、删除和修改。
(3)台帐管理：其功能是设置和管理设备的价值、购入日期等相关信息。
(4)设备价值重审：新购设备投入使用一段时间后，对设备价值进行重新评估，并采用得到的信息更新设备台帐信息表。
(5)报废管理：如果设备被主管部门认定需要由新产品代替，则由系统管理员或者设备管理者实施报废处理，其他任何用户均可以查询报废设备信息。
(6)报表管理：根据需要，由相关人员打印台帐管理或者报已报废的设备信息。
对于设备的报废处理方面，如果设备被认定需要由新产品代替，实施报废处理，则需要将报废的设备从所有相关的设备信息中删除，并新建一个表存放这些报废设备记录。在报废管理界面上，可以选定报废的设备，进行报废处理，也可以显示所有的已报废的设备信息。
乾元坤和设备管理系统能实现集设备基准信息库、设备日常保养、异常处理、检修维护、维修费用控制、备件跟踪消耗以及固定资产管理于一体的管理系统，帮助解决设备老化以及人为原因造成的一些不必要的损失等问题。
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