在当前高校高等教育改革与发展的新形势下，计算机和网络技术等带来的信息化环境以及办公自动化的普及可以有效的提高办公效率，节省大量的工作时间，但与此同时，信息化的普及以及计算机的发展让目前越来越多的国内外单位拥有大量的设备，于是设备的定期统计，维护与维修则成了非常难于管理的一件事情。单靠人工手动记录设备采购台账管理已经是非常困难的事情，当面对日益频繁的设备动态管理信息，如借用、调动、维修等就更是显得手足无措，因此而导致设备信息透明度低以及管理混乱使用率低下。
有些单位靠购买商业化的通用企业设备管理系统来解决问题，但是由于其通用性导致本单位的一些特殊性质的设备属性无法记录或缺失一些必须的功能，使用率并不高；有些单位则基于自己单位需求制作了设备管理系统，虽然本单位使用方便，却由于各种设备的独特属性和不同的管理方式导致系统无法广泛使用，而且并不是每个单位都有相应的人力和技术来制作所需的设备管理系统；还有些单位因为设备管理集中，因此管理系统采用单机模式，无法让更多的管理人员同时进行管理和资产统计。
目前高校的部门分工不同，导致设备资产统一由设备处或某部门购买，相应全面的采购记录均在设备处等部门记载，但是详细的使用信息则是在各使用部门内部，造成信息分离导致无法有效地统计和管理，且可能因为校区分散导致资产移用后无法跟踪记录，使资产管理更加困难。
因此，设备管理系统要依据国际标准化组织ISO质量管理标准，参考对设备管理的实际需要，对设备的需求、购置、安装、运行、维护、检修直到报废的整个寿命周期进行全过程管理。即从新增设备的申请开始，经过审批、采购、验收、安装、移交，以及运行、故障修理、维护保养直到报废为止，将所有设备管理活动中的信息进行收集、提取、加工，输入相应的设备管理信息的数据，实现全面详细的设备管理信息系统。