设备管理系统是一个以人为主导，利用计算机软硬件、网络通信设备以及其他办公设备，进行设备信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以战略竟优、提高效率为目的，支持高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。它主要对生产设备的运维过程进行管理与记录，通过对设备运行健康状况信息进行采集与分析，为设备维护管理提供客观依据，不断改进设备维护方法与策略，提高设备保障能力。主要涵盖了设备技术标准、设备管理制度、资产的管理、点检标准、润滑标准、点检计划、点检记录、维护记录、故障管理、隐患管理、备品备件管理、检维修计划、检维修工单、检修总结报告、设备指标管理、数据统计分析等功能。
在设备管理系统中引入电子工单的管理模式，主要是为了简化维修工的数据输入操作、提高数据的采集频次、增加新的运维过程数据内容、提升系统与现有工厂设备管理的适用性。通过工单下发模式，把设备管理的常规类工作具体细分到个人，并对工单的任务执行状况进行动态、适时、准确的监控、跟踪、反馈、提醒、报警，以对设备进行有效控制和管理。电子工单相当于进行设备维护、检修、润滑、保养、故障隐患排除等工作的任务书，是工作开展的凭证。以电子工单为中心载体，实现设备技术信息、安全信息、维修物资、人力、维修成本等信息的关联，并根据实际工作内容的差异性，对设备维护工单的具体内容和格式进行针对性的设置，确保维修工录入数据更加完整与准确，为设备管理人员的管理、跟踪、分析与改进提供更加完整、有效的数据基础。
电子工单主要应用在设备管理系统中的常规类点检、润滑、保养、检修等设备运维过程及设备隐患和故障的处理过程，基于工单管理中记录的各项过程数据，形成对设备故障、设备隐患以及备件的耗用情况进行追踪查询，同时形成设备的故障停机统计、设备隐患个数统计，备件耗用的统计以及设备有效作业率、轮保恢复率、设备连续无故障时间统计等关键性指标的统计，帮助管理者掌握设备运行状况，分析影响设备效率的瓶颈因素。