目前南通柳新煤矿企业设备的整个使用流程基本如下图所示：
为了解决该南通柳新煤矿企业日常设备管理业务中存在的问题，减少日常工作量，提高工作效率，提高设备管理工作的整体水平，系统设计具备以下的要求：首先，必须具有设备工作流性质的处理过程和监督功能，从而解决多部门协作问题，推动部门间的高效率协作；其次，必须提供安全保障体系，不仅使系统的各层次人员被严格限制在自己的权限内，同时必须保证整个设备管理自动化系统的安全、稳定和可靠的运行。只要是系统确认的用户，通过集团公司内部网都可登录该系统，并可共享信息资源，促进企业资源的充分使用和开发，并且为领导的决策提供有效的辅助决策信息。
对用户权限管理的系统内容进行了密级的甄别，并采用了基于角色的访问控制机制。根据用户权限的不同，用户的每一项功能都进行模块化设计，首先由系统管理员为不同的用户分配不同的角色，再根据角色的权限范围来设置相应的功能模块，根据功能划分的情况，显示出当前用户可以访问的Web 界面。如：同样是报表的输出，不同的用户只能在自己的权限范围内获得需要的报表。
南通柳新煤矿设备管理系统将角色分为 5 类：主管领导、系统管理员、部门主任、部门设备管理员、管理员。不同类别的角色具有不同的权限。各角色人员只执行与其本身职能相关的功能模志，能够避免互相干扰与影响，保证了系统的安全性。
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