乾元坤和设备管理系统应用

教学设备管理系统的需求分析

日期:2024-12-19

乾元坤和编辑

本文内容主要关于高职高专类院校教学设备管理系统的需求分析、开发工具、运行环境及主要数据表结构。在办公和教学教辅过程中,教职员工越来越多的依赖现代化设备。计算机、打印机、一体机、投影机、多媒体设备、网络设备、服务器等各类设备在提高工作效率、低碳环保等方面发挥了极大的作用。而对每年不断扩大的设备规模,如何进行有效的管理就成为了一个考虑的重要问题。有几个方面的主要因素促使笔者考虑定制开发一个适合学校设备管理情况的系统,而该系统应该同时也具有一定的通用性。市场上有许多设备管理系统或者固定资产管理系统,虽然功能强大,却与学校设备管理的实际情况有所不同,“太多的功能用不到,需要的功能却没有”就是成品商业软件的主要问题。满足设备管理部门的实际需求才是最有效的管理手段。

一、高职高专类院校教学设备管理系统的需求分析

在学校大规模配备现代化设备的初期,简单的EXCEL表格基本可以满足管理的需要,但是随着设备数量每年的增加迅速,情况多样化的出现,简单的电子表格已经不能满足管理需要。网络化、便捷化、多用户才是目标。

学校每年必须上报《高等学校教学仪器设备统计报表》。而每年对数据的统计、核查都存在着一些重复性的工作,定义不准、使用变化、损坏报废等情况也会造成数据不准确。在方便管理校内设备的同时,也能及时形成上报统计数据的管理系统也是设备管理部门所需要的。

在对设备维修、维护、调配、报废等操作时,查找使用时间较长设备的配置等其它情况不准确,有时候出现查不到的情况。

对全校设备的配备以求合理化、最大化,杜绝浪费、杜绝国有资产流失。

经过多年以来对高职高专类院校设备采购、登记、配发、调配、维修、调配整个流程的实际介入,参与其中的各类工作,并及时对数据进行了梳理和深入研究分析,基本可以从以下几个方面确定具体的需求。

1.教学设备管理系统功能需求

(1)设备的采购登记。设备管理部门在新设备采购进校后,首先必须将相关的信息详细的记录在案,不仅以备后期维护等需要时候查询,也应该考虑以后能上报《高等学校教学仪器设备统计报表》数据。以“报表”所要求的字段为基础,扩充部分实际工作中需要的字段。

购置时间,上报字段。设备购置时间一方面可以明确设备的使用年限,同时也涉及免费维护时间。

出厂时间,上报字段。

名称,上报字段。指设备类型的名称,应符合《高等学校固定资产分类及编码》中的定义标准,不能任意进行输入,所购设备名称必须在该编码范围中。例如:计算机、打印机。

型号,上报字段。指设备生产厂家所定义的名称,例如:戴尔380、惠普1008。

规格配置,自需字段。指设备具体参数指标等,有利于对固定资产核查,也有利于后期的维修维护。

序列号,自需字段。指某些设备背部所标的条形编码,因原厂维修需要按照该设备的序列号进行核查,登记其序列号有助于快速查询质保、维修、维护情况。

单价,上报字段。

供应商,自建字段。由于很多设备的维修维护均由其代理商进行,因此登记设备的供应商有利于维修维护。

发票号,自需字段。指供应商所开具的发票编号。有助于查账、报修维护等。

合同号,自需字段。指与供应商签订的合同编号。有助于查账、报修维护、续保等。

厂家,上报字段。

附件,自需字段。指购置设备时,相配备的附件。例如:软件等非低值易耗品。

附加总价,自需字段。

现状,上报字段。指设备当前状态。上报内容有:在用、报废、库存。结合学校实际,扩充其内容为:入库、待编号、待登记、待报废、调配等。

使用方向,上报字段。例如:教学、办公、科研等。

国别码,上报字段。例如:中国为156。

仪器来源,上报字段。

经费科目,上报字段。

(2)固定资产入库。在设备管理部门工作人员将所有设备入库后,设备应由固定资产管理部门的工作人员进行编号,以完成固定资产登记工作。因此,通过网络将已经登记的设备自动转到固定资产管理部门,其具有权限的工作人员登录后就可以查看到“待登记”的设备,并对其进行编号。

(3)财务记账。新购设备在正式可以调配使用之前的最后一个登记工作,就是将设备清单交由财务处进行记账工作。设备在固定资产管理部门完成编号登记后,通过网络自动传输到财务部门的操作界面,其具有权限的工作人员对照发票完成设备记账工作。

(4)调配功能。可分为校内调配和部门调配两类。校内调配是设备管理部门将新购设备或校内待调配的设备分配到领用部门,而领用人仅为该部门的内勤人员,这有利于设备归属管理的人员定位,避免了设备无人领用、无人管理的情况。部门调配则是指部门对分配到本部门的设备进行二次调配 ,从而将设备定位到具体使用人。另外,部门调配也可以实现设备在部门内部不同使用人之间进行调配。

(5)查询功能。可以通过时间段、状态、名称、部门、使用人等关键信息进行查询,获得有效数据,既方便了有关领导对全校设备整体情况进行了解和把握,也方便了设备管理部门在工作中对设备情况的监管。

(6)批量导入。是对“采购登记”功能的补充。遇到同批、同类、同型号的大量数据,逐一登记是不方便的。因此,批量导入应实现工作人员可以使用EXCEL等进行批量导入到数据库中,减轻工作量。

(7)个人领用情况。设备配发最终定位到在编教职工名下,确定其为该设备的责任人,领用人负责该设备的监管。当该教职工离退休或离职后,回收该设备。因此,每位教职工关心自己名下所领设备,系统应能提供给全校每位教职工查看个人名下领用设备的情况。

(8)部门设备领用情况。部门应能对本部门所有使用的设备进行监管,应能明确处内每位教职工领用设备的情况,有助于对设备维护、报废、申请等工作。

2.教学设备管理系统的人员权限需求

不同级别的人员,具有不同的操作权限,可查看设备的范围也有所不同,有利于责任的认定。可分为以下几种:

(1)普通教职工,仅能查看到本人名下领用设备情况。(2)部门领导,除查看到本人名下领用的设备,也可以查看到部门的所有设备。(3)学校领导,除查看到本人名下领用的设备,也可以查看全校设备情况。(4)设备管理人员,完成设备的登记、调配、查询、批量导入操作。(5)固定资产管理人员,完成设备的固定资产编号操作。(6)财务登记人员,完成设备的财务记账操作。.. 

二、教学设备管理系统开发工具、运行环境及主要数据表结构

基于对设备管理的具体需求进行分析研究后,以功能需求为原型,采用B/S(Browser/Server结构)结构即浏览器和服务器结构的网络系统设计开发才是解决实际问题的方式。无论是教职工,还是领导或者管理员都可以通过网络浏览器在任何操作系统环境下均可对有关设备进行操作。

以.NET为框架,C#为编程语言,SQLSERVER2005为数据库是实现该系统的工具。.NET框架是一个多语言组件开发和执行环境,它提供了一个跨语言的统一编程环境。.NET框架的目的是便于开发人员更容易地建立Web应用程序和Web服务,使得Internet上的各应用程序之间,可以使用Web服务进行沟通。.. C#(C Sharp)是微软(Microsoft)为.NET Framework量身订做的程序语言,C#拥有C/C++的强大功能以及Visual Basic简易使用的特性,是第一个组件导向(Component-oriented)的程序语言,和C++与Java一样亦为对象导向(object-oriented)程序语言。.. SQL Server 2005是一个全面的数据库平台,使用集成的商业智能(BI)工具提供了企业级的数据管理。SQL Server 2005数据库引擎为关系型数据和结构化数据提供了更安全可靠的存储功能,可以构建和管理用于业务的高可用和高性能的数据应用程序。

设备的基本信息可以通过这样的主要字段实现记录,如:设备编号、设备类型编码、设备名称、设备型号、设备规格配置、设备来源、国别码、单价、厂家、出厂日期、购置日期、资金来源、领用人、领用部门编号、序列号、使用人、调配情况、入库时间、出库时间、合同号等。该表中的字段按照需求分析进行编排,充分考虑了各个因素。通过该表,不仅可以获得设备基本信息,同时也能获得设备领用人及领用部门的名称。除该表以外,应同时配置《高等学校固定资产分类及编码》表、人员权限分配表、设备调配记录表等,以便于各个功能模块中涉及数据的记录。.. 

小结

设备管理系统的需求分析研究是符合高职高专类院校对设备管理的具体需求,满足了设备管理人员、其它管理人员以及广大教职工的基本需要。所提出的实现方法是最新的编程技术,有效的保障了数据安全及快速访问性。开发人员可以根据此项需求分析进行进一步的系统编程实现。随着工作的不断细化,设备系统应在报修、维护、报废、设备跟踪检查等方面增加相应功能,实现报修更及时、跟踪更明确。

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