HR管理系统需求分析在于界定系统实现功能的范围，指导系统设计以及编码。HR管理就是预测组织HR需求并作出人力需求计划、招聘选择人员并进行有效组织、考核绩效支付报酬并进行有效激励、结合组织与个人需要进行有效开发以便实现最优组织绩效的全过程。即运用现代化的科学人力资源管理系统，对与一定物力相结合的人力进行合理的培训、组织和调配，使人力、物力经常保持最佳比例，同时对人的思想、心理和行为进行恰当的诱导、控制和协调，充分发挥人的主观能动性，使人尽其才，事得其人，人事相宜，以实现组织目标。
一、HR管理系统的功能需求分析
1.人员档案
人员档案是建立符合公司组织机的组织模型和完整的人事档案库，记录一定范围内的职工和雇工的档案信息，并且这些信息可以和绩效考核的成绩关联，方便存档和查询。HR管理系统重点围绕数据维护、查询和分析便捷的要求，并通过关键业务节点的业务流程化，提高HR业务的处理效率。
1）员工基本信息维护
记录员工基本信息
信息内容：姓名、性别、学历、学位、部门、职务、人员状态、图片，除此之外，还可以选择定义行业背景、技术特长，等等。
操作：①需要对基本信息进行增加、删除、修改等操作；②各部门可自行定义其他人事信息子集 ；③各级单位可分别对本单位员工进行管理 ； ④根据选择的条件可进行快速筛选、定位所需的人员信息 。
2）员工档案管理
记录员工档案索引信息。 查看档案模块中可以做人员档案的修改和删除，档案修改的时 候应注意部门，职位，薪资标准是不能再这个模块中修改的，应到人员调动模块中去处理。档案的删除只是做状态位的修改。同时要注意没有审核的档案是不能修改的，审核后的档案修改了要重新审核。档案修改时应注意要将原始数据进行备份，可存到历史表中。
档案内容： 档案ID、人员ID、档案编号、档案名称、内容摘要、备注。
操作： ①对员工档案进行分类、分编号保存； ②对每个员工的档案进行分类维护。
使用者：档案管理人员和部门经理的修改和删除
3）员工履历管理
记录员工履历信息，记录员工，尤其是高级管理人员的个人工作信息，便于领导了解员工的历史工作情况。该模块主要是对录用简历的处理，决定是否录用该应聘人。该模块实际就是一个面试过程。面试的结果就两种——录用或落选，但这个过程会经历4个环节，初选、面试筛选、笔试筛选、录用筛选，其中面试、笔试是可以重复的。
①简历筛选模块：该模块操作的数据是新录入的简历，筛选后简历的去处有四种：进行面试、进行笔试、等待录用、落选，通过改变简历信息表中的简历状态来对该简历进行处理。
②面试筛选模块：通过简历筛选成功后，若该简历的状态是面试，则面试筛选模块中会处理简历状态为面试的简历。然后会对应聘人进行面试。对参加面试的应聘人填写面试结果，每次面试完后简历表当中的面试次数都会增加一次。面试筛选后简历的去处仍然是四种：进行面试、进行笔试、等待录用、落选。
③笔试筛选模块：通过判断简历表当中的状态为笔试才会到笔试筛选模块当中操作。点击笔试，HR管理系统会自动生成考试卷供应聘人笔试，笔试结束后对参加笔试的应聘人填写笔试结果，之后简历的去处与面试筛选相同。
④录用筛选模块：操作的数据是简历状态为录用，操作的结果是录用或落选。
⑤履历内容：人事变动的部门、职位、学历、工作内容、业绩、开始和结束时间。
⑥操作：对员工履历按照时间排序；可以对每个员工履历信息进行增加、删除、编辑操作；可以按员工姓名、编号等信息查找员工合同 。
4）员工合同管理
提供标准的合同管理台帐，便于员工劳动合同的管理和维护。
合同内容： 合同ID、人员ID、合同编号、合同的开始日期、结束日期、岗位、合同内容等以及上传合同的电子文档。
常用操作： ①对每个员工合同信息进行增加、删除、编辑操作； ②对员工合同按照时间排序；③可以按员工姓名、编号等信息查找员工合同； ④可以将公司相关协议纳入合同管理，如：补充协议等。
5）奖惩管理
奖惩内容：获奖人员、奖惩时间、奖惩标题、奖惩内容、奖金类别。
常用操作： ①对每个员工奖惩信息进行增加、删除、编辑操作； ②对员工奖惩信息按照时间排序； ③可以按员工姓名、编号等信息查找员工奖惩信息；④可灵活设定奖惩类型，并记录奖惩情况。
6）员工基本信息查询
可按照人员的各种情况组合条件查询。比如：按照人员年龄、性别、文化结构、职称结构、技术等级结构等信息。
2.人事调配
针对人事调动、内部调动、晋升、降职等人事变动业务的处理和查询。
1）人事调动管理
①查询员工职称信息。对员工职称信息按照取得时间排序，可以按员工姓名、编号等信息查找员工。
②可以根据职工定员、缺员信息及员工职称信息，对员工岗位进行调配。
③根据员工年度职称评定信息和年度考核结果，确定员工职称信息是否有效，只有有效的职称才可以被聘任，同一时间只有一种职称被聘任。
④对员工人事调动信息按照时间排序，可以对每个员工人事调配信息进行增加、删除、编辑操作。可以按员工姓名、编号等信息查找员工。
2）新进员工管理
对于新进员工的相应信息，HR管理系统自动进行增加处理 。
3）离退员工管理
用户可根据实际情况，检查系统中每个在职人员的年龄，列出符合退休标准的人员，生成退休人员预测表作为人员退休的参考。设定离职类型和离职原因，以便后续的统计分析。 针对员工离职，记录其离职类型、原因和时间，便于日后的分析处理以便进一步提出相关对策，同时其相关信息自动转入离职人员档案。 可方便地查询离职人员的各种信息，并提供离职人员和离职原因的统计分析。
4）职称聘任记录
记录员工职称聘任历史信息，包括聘任职称，聘任时间等信息。 对员工职称聘任信息按照取得时间排序，可以对每个员工职称聘任信息进行增加、删除、编辑操作。可以按员工姓名、编号等信息查找员工。
3.教育培训
满足公司对员工岗前、在职培训及学历教育等多种形式的培训模式，通过信息平台进行教育培训档案的建立、修改维护，培训信息发布等工作。
1）培训类别维护
对教育培训项目类别维护，包括类别代码、名称等信息，可以增加、删除和修改教育培训的类别信息。
2）培训记录内容
培训类别、培训性质、培训编号、培训名称、培训时间、费用、地点、参加人员、主办单位、培训方式、负责人姓名、考核成绩， 确定培训教师、课时、费用、培训科目及各科目成绩比重 。
3）培训人员及成绩
对参加教育培训的申请人培训的各科成绩进行维护,并自动计算考试合计成绩，以便对该人员培训是否合格作出评定；
可以修改教育培训申请人培训的成绩信息；
维护培训合格情况,对培训合格并可以取得上岗证书的员工进行培训证书记录；
及时将培训合格信息提供给调配管理人员；
考试系统负责生成考试卷供笔试或培训测试考试。并负责考生能在线考试。
试卷管理模块：试卷时采用动态生成的方式，在制定试卷模块中制定试卷的生成规则。根据HR管理系统设置当中的题库信息来生成考试卷当中的具体题目，并由试卷生成规则来确认试卷的类型和多少题量。点击确认后经过Action处理来随机的生成考试卷。
在线考试模块：该模块根据规则动态的生成试卷，由应聘人进行答题。将答案提交后应对选择题、填空题的答案进行自动评分。对于问答题的评分可以在笔试筛选中进行。
4）员工证书记录
证书信息:学员ID、培训ID、证书名称、证书号、证书日期。
操作：可以对培训人员证书进行增加、删除、修改.
5）培训情况查询
按照培训类别、人员、时间等条件统计、查询交易培训情况。
查询结果包括主办单位、学习形式、培训类别、成绩、课时。
4.HR管理系统管理
1）机构级别维护
机构分为若干部门，对各个部门的管理是相互独立的。可以增加、删除及修改部门。
上级部门人员是可以查看下级部门人员的信息，同级部门的管理者可以查看员工的 信息，部门的上下级关系是很关键的问题。这个模块用于企业部门的管理，部门信息在这里一览无余。涉及的功能有：
①部门组织图的查看，需要以一种树之类的技术显示出来，更加直观
②具体部门信息的显示
③新建部门，修改部门信息
④撤销部门，存在员工的部门不能撤销
2）机构信息维护
HR管理系统可以及时更新公告新闻，通知员工一些相关信息。
3)用户管理
可以对用户信息进行增加、删除、修改等操作。这个HR管理系统面向的用户，一般分为企业的在职员工和应聘人员。他们都是这个HR管理系统的使用者，即用户。用户维护既是对这些人员分配账户以及对所有用户信息的维护。 这个子功能应该是每个用户使用者都拥有的功能，但是拥有的业务是不一样的。每个用户都可以再这里查看自己的信息，修改自己的登录密码。
人事专员可以对用户进行增删改查，冻结等操作
4）角色管理
HR管理系统主要角色有系统管理员、部门经理及普通员工。系统管理员可以对整个HR管理系统进行管理及维护，部门经理对本部门员工有管理权，而普通员工仅可查看信息而无权作任何修改，除了修改自己的密码。
5）角色、模块分配
6）用户角色分配
不同的用户访问这个HR管理系统，访问的功能是不同的，我们可以先预定一些功能的集 合作为角色，然后可以很方便的分配给用户。
这个子功能的使用者是拥有这个功能的用户，涉及业务有：
①新建角色，修改角色
②删除角色，但是如果角色已经被分配，就不能删除角色
③角色的具体查看，以复选框树的形式显示，之前的修改，更新都是用权限树操作。
二、HR管理系统的性能需求分析
为了保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行，HR管理系统应该满足以下的性能需求：
1.HR管理系统处理的准确性和及时性
系统处理的准确性和及时性是系统的必要性能。在系统设计和开发过程中，要充分考虑系统当前和将来可能承受的工作量，使系统的处理能力和响应时间能够满足企业对信息处理的需求。在系统开发过程中，必须采用一定的方法保证系统的准确性。
2.HR管理系统的开放性和系统的可扩充性
HR管理系统在开发过程中，应该充分考虑以后的可扩充性。例如招聘系统的方式的改变，用户查询的需求也会不断的更新和完善。所有这些，都要求系统提供足够的手段进行功能的调整和扩充。而要实现这一点，应通过系统的开放性来完成，既系统应是一个开放系统，只要符合一定的规范，可以简单的加入和减少系统的模块，配置系统的硬件。通过软件的修补、替换完成系统的升级和更新换代。
3.HR管理系统的易用性和易维护性
HR管理系统是直接面对使用人员的，而使用人员往往对计算机并不时非常熟悉。这就要求系统能够提供良好的用户接口，易用的人机交互界面。要实现这一点，就要求系统应该尽量使用用户熟悉的术语和中文信息的界面；针对用户可能出现的使用问题，要提供足够的在线帮助，缩短用户对系统熟悉的过程。
HR管理系统中涉及到的数据是公司的相当重要的信息，HR管理系统要提供方便的手段供系统维护人员进行数据的备份，日常的安全管理，系统意外崩溃时数据的恢复等工作。
4.HR管理系统的标准性
系统在设计开发使用过程中都要涉及到很多计算机硬件、软件。所有这些都要符合主流国际、国家和行业标准。例如在开发中使用的操作系统、网络系统、开发工具都必须符合通用标准。如规范的数据库操纵界面、作为业界标准的TCP/IP网络协议及ISO9002标准所要求的质量规范等；同时，在自主开发本系统时，要进行良好的设计工作，制订行之有效的软件工程规范，保证代码的易读性、可操作性和可移植性。
5.HR管理系统的先进性
目前计算系统的技术发展相当快，做为HR管理系统工程，应该保证系统在下个世纪仍旧是先进的，在系统的生命周期尽量做到系统的先进，充分完成企业信息处理的要求而不至于落后。这一方面通过系统的开放性和可扩充性，不断改善系统的功能完成。另一方面，在HR管理系统设计和开发的过程中，应在考虑成本的基础上尽量采用当前主流并先进且有良好发展前途的产品。
6.HR管理系统的响应速度
原则是保证操作人员不会因为速度问题而影响工作效率。
三、HR管理系统的数据需求分析
1.数据录入和处理的准确性和实时性
数据的输入是否准确是数据处理的前提，错误的输入会导致HR管理系统输出的不正确和不可用，从而使系统的工作失去意义。数据的输入来源是手工输入。手工输入要通过系统界面上的安排系统具有容错性，并且对操作人员要进行系统的培训。
在HR管理系统中，数据的输入往往是大量的，因此系统要有一定的处理能力，以保证迅速的处理数据。
2.数据的一致性与完整性
由于系统的数据是共享的，在不同的部门中，有一些共享数据，所以如何保证这些数据的一致性，是系统必须解决的问题。要解决这一问题，要有一定的人员维护数据的一致性，在数据录入处控制数据的去向，并且要求对数据库的数据完整性进行严格的约束。
对于输入的数据，要为其定义完整性规则，如果不能符合完整性约束，HR管理系统应该拒绝该数据。
3.数据的共享与独立性
整个HR管理系统的数据是共享的。然而，从软件开发的角度上看，共享会给设计和调试带来困难。因此，应该提供灵活的配置，使各个分系统能够独立运行，而通过人工干预的手段进行系统数据的交换。这样，也能提供系统的强壮性。
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