在企业的发展过程中,HR软件的作用都为企业的发展提供了很大推动作用,往往在企业准备实施HR软件的时候,就需要准备一份自己企业的需求文档,通过和HR软件厂家的交流来具体的实施。
那么对于HR软件来说,企业对HR软件的需求文档又该如何来做呢?
需求文档书是企业在正式招标之前必需制定的,它是软件厂商制定解决方案的重要依据,也是评判竞标供应商是否符合企业要求的重要依据。
以下叙述了编制HR软件项目需求文档书的三个步骤,希望对企业开展选型工作有所帮助。
第1步:HR部门制定业务需求
HR软件选型是一项复杂的系统工程,而不是一次简单地采购决策。所以,当企业决定启动选型计划时,企业的人力资源部门应制定业务需求,这其中就包括:系统的基础要求(如:集团化模式、B/S操作模式等)、系统功能清单(如人事、薪资福利、考勤管理、培训、绩效等)、同时,HR部门还需要对各模块的需求进行详细的描述(比如:薪资模块不仅要支持总部和各分公司按照不同的规则区分计算薪资,而且还要支持香港MPF强积金计算逻辑等)。需求的细化对于供应商的筛选显得尤为重要, 这一步是整个选型的关键。
第2步:采购部制定商务需求
采购部门具有审核年度采购计划、采购项目的权利,为此,针对HR软件项目而言,也需要采购部门主管提交软件厂商资质、报价等方面的具体要求。
商的筛选显得尤为重要, 这一步是整个选型的关键。
第3步:IT部门制定技术需求
要想HR软件在企业中发挥更大的价值,必须考虑HR人力资源管理系统与现有系统之间的整合。比如:OA系统应与HR系统实现数据对接、ERP系统要与HR软件系统做好数据整合等。IT部门作为企业的技术支持部门,对于系统架构、软硬件环境及应用集成等方面的需求肯定是了如指掌。为此,由信息部门主管编写IT需求是最合适的人选。
第4步:采购部制定商务需求
通过采购部门的年度采购计划来采购项目所需,再由采购部门主管来和HR软件厂家进行具体的详谈,提出对软件厂家的资质和报价方面的具体需求。