从OA系统产生以来,经历了从办公应用软件到现在的高科技云计算协同OA系统,一种都被认为是企业内部办公与管理的信息化工具,OA系统的企业间管理几乎很少听到。那OA系统是否能用于企业间管理呢?
什么是企业间管理呢?也就是用于多个企业之间的沟通和协作管理。但是因为企业间的管理关系和内部管理有很多不同,所以其对OA系统的应用既有相同的地方,也有不同的地方。
如果要探讨OA系统的企业间管理问题,就要里了解两个问题:一是,什么样的企业间管理适合用OA系统;二是需要使用到OA系统的什么功能。
据乾元坤和经验,就第一个问题来说,凡是需要密集整合多企业进行协同合作的产业,OA系统的企业间管理就很能够实现,比如房地产行业、工程建设行业、汽车行业、制造业、零售业、医院等。这类行业的特点是,上下游产业链长,涉及到的协力企业众多,构成了一个紧密合作的企业集群,企业集群间对信息交流、任务合作、数据交换的工作要求很高,希望能够做到即时性、精确性、同步性、统一性。
同时,OA系统的企业间管理非常适合一个群体的使用,那就是各类行业协会行业主管部门。如国内的服装、金融、房地产、钢铁等大型行业协会会员众多,联系紧密,而且由于每个会员都天南海北,所以依靠传统的办公方式进行信息交流、沟通和各项协作已经越来越困难,而OA系统则是一个很合适的工具。
就第二个问题来说,OA系统的企业间管理需要哪些功能,乾元坤和结合OA系统的功能结构,认为主要包括以下几项:
信息发布功能:实现通知、公告、消息、新闻等的在线发布;
文件传递功能:实现各类文件、业务数据、报表的瞬时传递;
信息共享功能:实现各类文件和信息的共享、交互、检索功能;
任务管理功能:实现对任务目标、进度的透明化管理和在线沟通;
论坛投票功能:实现对各项业务工作的在线讨论和投票;
报表统计功能:实现对业务数据的在线汇总,自动生成统计报表;
请示汇报功能:实现对重要工作的在线请示、汇报、审批……
我们知道,以前这些工作都依靠电话、传真、电子邮件,或者出差来完成,但这种方式无疑会耗费大量的时间、精力和经济成本,而且效率低下,容易出错,并产生大量重复工作。而OA系统则能够实现各种信息、数据的在线流通,而且无延迟、无偏差、瞬时到达,能够几十倍的提升工作效率。
可能有的人认为一些工作可以通过网站来完成,比如信息发布、报表统计等。其实,网站具有很大的局限性,一是安全性难以保障,二是保密性难以保障,三是不具备OA系统那些丰富的功能,需要做大量的二次开发,成本性和维护性并不经济。
OA系统的企业间管理应用虽然还不是很普遍,但是极具市场潜力与企业管理潜力,无论对于开发商的市场那个开拓,还是对于企业的管理效益提升来说,都是一个挑战,也是一张机遇。
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