一、公文交换系统简介
公文交换系统即电子公文交换系统，是一款用于实现单位之间、地域之间快速、安全公文传输交换、信息交换的信息化公文交换软件。进行公文交换系统建设后，政府或企事业单位可实现标准统一、格式规范的公文传递，同时保证传输电子公文的高安全、高时效性。公文交换系统开发中，应用了多种先进的软件开发技术以及计算机网络技术，比如：国际加密技术、电子印章、信息安全技术、版式文件等，使系统具备了公文发送、接收、阅读、签名、盖章、打印、存档等功能，改变了传统的公文传输模式，实现公文传输的无纸化、自动化。
传统政务信息的交换，以及业务的正常运转靠的就是公文的传输，而传统公文的交换是通过信件、邮寄的方式来实现的，在信息通讯技术越来越发达、节奏越来越快的现代社会中，其缺点也变得越来越明显：交换时间长、效率低、时效性差、保密度低、成本高。建立在计算机技术、网络技术、通信技术基础上的公文交换系统能够快速实现公文交换，打破了时空界限，不易受外界物理环境的影响，使政府各级单位安全、有秩序地互联共享，实现电子公文跨不同组织的收、发、流转等功能，并以标准接口自动收集不同办公系统对该电子公文的处理状态，比如：公文的发送状态（是否成功发送），公文的签收、处理状态（可以即时显示公文处理完毕后的批示意见，并发送公文催办、督办信息)。所以进行公文交换系统建设是当前自动化办公建设的必然趋势。
公文交换系统开发采用了B/S架构和国家资质加密设备，可实现与其他办公自系统比如：OA系统；以及辅助办公系统比如：电子签章系统、以及其他交换平台的集成对接，实现信息数据流在整个组织部门内的畅通安全共享。
公文交换系统是实现办公自动化的重要应用软件，凭借移动平台设备管理模式的灵活性，实现现代化移动办公中信息互联、互通的最重要的应用。公文交换平系统的目的，就是统一公文规范标准，实现在不同的组织之间进行电子公文的交换和信息共享，并保证公文在传递过程中的安全性和时效性。
系统依托 CA 认证、电子印章、传输加密等技术，使公文交换安全可靠；同时，系统具有良好的兼容性和伸缩性，可实现与OA系统等其他办公系统或相关业务管理系统的灵活对接，提高办公效率，促进单位办公环境信息化建设。
二、公文交换系统的架构模块
1. 发文管理模块
发文单位能够将一份电子公文发给其他单位，并且能够支持电子公文的签发、盖章等操作，最后将公文发送出去。
发文管理模块能够实现公文的起草、正文盖章签名、公文的发送、查阅发文处理状态等功能。系统在正文盖章签名部分采用了数字签名、电子印章技术，以保证公文签名的合法性、不可抵赖性。
针对公文发送，公文交换系统开发了公文登记、公文签发、公文签章、公文监控等功能模块。
2. 收文管理模块
是指收文单位对公文进行接收和处理。
包括来文提醒、公文签收、公文处理、公文转办、公文打印等功能模块。
3. 系统管理模块
是指一系列管理系统功能，包括用户管理、打印机管理、日志管理、公文统计、用章监控等。
三、公文交换系统的功能
1. 公文交换
系统能够实现多种形式和结构的数据信息传输：结构化与非结构化的的信息传输，支持信息的出版、订阅，以及端对端的发送，支持多种信息格式之间的转换。主要包括公文发送和公文接收功能。
1）公文发送：包括公文的起草、正文盖章签名、公文的发送、查阅发文处理状态(是否送达对方)等功能。正文采用数字签名、电子印章技术，保证正文的合法性、不可抵赖性。
公文交换系统的公文模板库，一般分为：法定公文和事务性两大类公文模板。起草公文时可以直接从公文模板库中选择相关的模板，系统不仅提供既定模板，同时具备添加、更新公文模板的功能，可以根据政策的变化进行便捷地调整、扩充公文模板，灵活适应变化。
2）公文接收：负责从交换中心接收来自其它单位发送过来的公文，然后可以对接收的公文进行处理操作，公文处理主要包括签收、回执、拒收等操作。
2. 运行接口
为实现即插即用，设置了应用程序接口、服务程序接口和安全支撑接口来支撑系统的运行。
3. 安全接口
系统可以支持各种安全应用功能扩展，实现不同单位之间的加密公文交换 。
4. 监控管理
系统具备完善的全程日志监控管理功能，对系统的所有活动进行审计，比如公文的发送时间、人员、接收方、签名、盖章、登陆日志、错误日志、意外处理日志等等情况的监控。
5. 公文查询
对本单位已发送、接收的公文进行查询,提供单项查询和组合查询方式,对查询后的公文能跟踪以前处理的状况,查看相关的回执情况。
6. 智能提醒
公文交换系统开发了智能催办系统，建立消息提醒机制，对未签收、未办理的公文进行短信、邮件、桌面等方式的提醒。包括两种形式的提醒机制：1）对于未及时签收的公文进行短信签收提醒；2）对于未即时处理的公文进行催办预警提醒。
7. 通讯薄
提供分组功能,对交换的单位进行管理。
8. 检索与统计
公文交换系统开发了公文检索引擎，并为用户提供简单和高级两种方式，同时支持多种查询条件的检索功能，比如：按公文标题、发文单位、日期、文号编码、主题词、密级、紧急程度等多种条件搜索，用以查询符合条件的相关公文内容。
9. 统计分析
对公文交换的记录进行统计分析,统计后的结果可通过柱状图、走势图、饼图等图表方式显示。
10. 电子印章管理
电子印章包含用以显示公章图形的可视信息，也包含用所属单位身份标识数据。电子印章在显示时，必须要经过所属单位的对应公钥和校验码的电子签名验证。电子印章的管理包括电子印章的制作、发放、销毁、备份、恢复等。 对于电子印章的使用，系统会进行严密的日志跟踪，详细记录所有的电子印章的制作、使用日志情况，以备查询等。
11. 日志管理
系统实时跟踪、记录所有系统操作活动，并形成记录日志：收发文日志、公文收回日志、公章的操作使用日志、对方退回日志、公文备份日志、组织机构维护日志、公文模板维护日志等，为系统的管理工作带来了极大的便利性，任何时候都可以对系统中发生的操纵进行回溯。
四、公文交换系统的工作流程
公文交换系统的工作流程中，收文、发文是两大核心环节。
（一）发文
1. 文种与红头制作
在进行正式公文交换流程之前，用户需要在系统中，预先制作好对应不同文种所的红头文件模板。公文文种与红头文件模板的对应关系，在公文导入时系统自动套印。无论对单一发文单位还是联合发文单位，系统都可以根据填写的公文表单元素自动套印红头。
2. 公文草稿制作
公文草稿，即用以公文发送的外部电子文档，该文档可以通过外部第三方桌面办公排版软件制作处理。
3. 公文导入
将已制作好的公文草稿导入到公文交换系统(也可以采用引入附件的方式或通过公文编辑工具在线套用公文模板进行编辑)，这是进入正式的公文发送流程的第一步。系统会将导入的公文通过加密卡的私钥进行电子数字签名，经过套印红头、电子签名后的电子文件才真正成为“电子公文”文件。
4. 公文签章
对导入系统的电子公文，进行电子印章的加盖，然后公章在公文中的位置、公文的正文内容均不能再进行任何修改，同时系统支持手动签批功能。
5. 公文发送
选择收文单位，设置公文原件打印份数，将公文按收文单位的公钥依次作RSA加密，再将密文发送给各收文单位。
6. 公文催办
发文单位可以对收文单位发送公文的催办信息，同时公文交换系统能够自动检测到公文的接受和办理时限，系统会即时向收文单位、办理人员发送催收、催办信息，收文单位可以对系统的催办方式进行个性化设置，比如SMS、邮件、短信、声音提醒等。
7. 公文收回
若公文发送时有误，发文单位可以对发送出去的公文按单位进行收回处理。 收回的方式有两种方式：对于收文单位还没有签收的公文，公文交换系统支持直接删除收文单位所接收到的公文；对于已经签收的，系统会向收文单位发出通知，由收文单位进行退回操作。
（二）收文
1. 制作签收章
各个单位收到公文时，都会在公文上加盖本单位收文印章。制作签收章就是指制作本单位的收文印章，以便在首次打开收文时加盖。
2. 收文阅读
公文交换系统按本单位“身份卡”的私钥解密收到的密文，对解密后的收文所包含电子印章作校验码比对，确认公文的真实性和电子印章身份合法后，还原显示收文内容。
3. 收文签收
收文在首次打开阅读时，可以按收文签收按钮，对收文作签收处理，系统自动套印收文签收章。
4. 收文打印
收文打印是严格按公文流转的安全机制实现的。发文本单位拥有对发文单位的打印权限及其打印份数进行授权、限制的权限，每打印一次原件，公文交换系统都记录在案，并通知发文单位，当超过打印次数时，系统会自动提示。如果超过打印次数，公文交换系统也会有相关提示，确保原件的打印次数与发文单位的要求相符。当然如果您有阅读的权限，您就拥有了打复印件的权力，由于打复印件的权力是不受控的，因此，当您原件的打印次数用完时，你可以打印复印件，但公文的公章及红头文字的颜色都变成了黑色，就象文件复印一样。
收文单位还可以通过公文夹换系统向发文单位申请打印次数，并注明申请原因，经过发文单位审核批准后，收文单位可再次打印公文。
5. 公文输出
公文交换系统提供公文导出的功能，可以导出通用的TIF、JPG等格式文件，以方便各单位内部传阅、流转。
6. 公文退回
收文单位收到发文单位的公文退回通知后，可以把收到的公文退回给发文单位，必要时候可以填写退回备注信息。
7. 公文归档
各单位可以对各自收到公文进行本地备份。备份到本地的公文仍是按加密的形式保存的，若要阅读它，必须打开密码，并且要有本单位的加密卡，否则就无法进行公文阅读。
8. 来文自动登记
各单位可以对各自收到公文通过导入的方式进行自动登记。
五、公文交换系统的优势
1. 技术先进性，标准规范性
公文交换系统遵循《基于XML的电子公文格式规范》制定公文格式和公文交换规范，采用XML来遵循公文标准，公文交换符合国家标准。
系统采用先进的XML技术来支持公文标准和定义系统的配置等，并结合J2EE，实现了MVC结构的开发模式，可以实现跨平台、支持二次开发。
公文交换系统开发在公文格式的设定上采用统一的CEB版式文件格式，使文档处理流程一体化。能有效防止伪造、篡改、抵赖等问题，CEB版式的公文经过远程传输之后不会改变文件版式，保障电子公文严肃性、安全性。
2. 安全性强
公文交换系统采用国产加密算法和专业商用加密设备，客户端采用USB KEY存储证书和私钥，确保证书和私钥的安全，满足国密办的安全性要求。
系统能严格控制打印份数，对打印进行精细控制，能够识别打印机缺纸、缺墨、卡纸等情况，有效减少打印意外故障。系统结合了，使文件具有的相应的法律效力，确保公文放心地通过网络以电子文件的形式传输。
3. 易用性
公文交换系统开发充分考虑用户实际操作的便捷问题，采用平面化设计，结构合理，层次清晰，界面友好，功能设计贴近业务，符合一般性的业务需求和操作习惯，操作简单，易学易用。 同时，用户可以自己设计、调整公文的生产、传输、打印格式。
4. 公文交换及时性
公文交换系统有三种智能提醒方式：系统消息、电子邮件、短信，对于公文到达、接收回执等需要即时通知都能按照用户定制的方式自动提醒。
5. 灵活性强
系统既可以独立使用，也可以与OA系统、电子签章系统等其他自动化办公系统做无缝链接，同时可以根据需要灵活定制公章。
6. 扩展性
公文交换系统开发符合标准的扩展规范接口、数据结构、传输接口、传输方式、扩展步骤、配置信息等，使系统能够方便地进行扩展和二次开发，迅速与其他系统的对接集成，以便适应将来扩展的需要。
7. 可定制性
采用XML技术的公文交换系统，可以支持包括界面风格、表单内容、视图内容在内的各种元素的定制。
8. 易维护性
由于使用者分布较为分散，公文交换系统开发使用B/S结构，客户可以直接通过浏览器进入系统进行公文交换的相关操作，不需要安装客户端，系统的维护工作在服务器端就可以轻松完成，无需客户端在进行维护。
9. 经济、实用性
电子公文载入系统后无需重新排版，操作更方便，CA中心颁发数字证书，并对其进行优化，减少客户资金投入。
六、公文交换系统的发展趋势
在互联网盛行时代，伴随着信息技术发展的日新月异，公文交换系统行业的市场竞争也愈发激烈，快速有效的掌握公文交换系统市场的发展趋势已经成为企业及决策者们成功的关键。要实现对公文处理信息的有效管理与控制，就要将这些信息转化为规范的数据结构，并使其能够适应公文管理的要求。由于公文管理系统的功能需求优先和相对独立干系统开发的计算机软硬件环境，功能需求分析和编制工作可以在系统设计开发前进行，这也就决定了公文管理系统在实际应用中的发展方向。
1. 公文交换系统朝着普及化方向发展
要知道，随着计算机和互联网功能的增强和广泛应用，市面上以微型计算机为主要信息处理工具的、功能完善的公文管理系统已经成为各级管理者的首选，并且这种微型计算机如移动智能终端会逐渐向着取代原始公文发布的方式的方向发展，届时公文管理系统可以完全不受地域与时间限制，可以根据用户需求随时随地进行公文交换管理。
2. 公文交换系统的中央处理器向大型机方向发展
从公文交换系统应用的高层次上来说，该系统今后会逐渐以大型计算机为中央处理机的分布式公文交换模式，这是该系统的重要发展方向，利用微型计算机和大型主机互联，可以为公文交互系统的用户管理者提供更为方便的信息发布渠道和支持。
3. 公文交互系统的结构向广域网方向发展
七、公文交换系统的效益
1. XML公文交换格式可轻松实现和其他交换系统的互联，有效实现单位内各应用系统的数据继承与共享，有效提升资源的利用率，同时有助于提高业务处理与办公效率。
2. 支持分散式或者集中式公文传输模式，实现公文交换的灵活部署，并能实现单位内上下级等多级公文交换。集中式适合于垂直管理类型的客户组织，通过一个交换中心实现所有公文交换业务的互联；分布式适合于多级组织架构、且每一级管理相对独立，通过多台交换中心实现多级公文交换系统的互联。
3. 公文交换系统建设的最大价值就在于实现公文与信息的远程传输与交换，打破时间与空间的界限，轻松实现跨部门、跨单位、跨地域的公文交换换，减少公文交换的时间、提高公文交换的效率、降低公文交换的成本，同时降低工作人员的工作负荷，是实现信息交换和全面的现代办公的重要途径。
4. 系统能够与OA系统、档案系统集成，实现文档一体化。OA系统是用于单位内的办公自动化，档案系统是文档生命周期中最后一环；而公文交换系统实现组织单位之间的公文传输与交换，这样就实现了公文信息一次录入，全程利用。
5. 公文交换系统具备良好扩展性和集成性，能够与外部系统进行集成，满足客户对电子公文的不同应用要求。比如实现与OA系统的整合；与CA系统集成，提高安全性；建立短信提醒机制；通过加密卡提高公文交换的安全保障。
6. 系统具备完整的安全体系，能够实现安全的公文交换。1）电子公章与CEB技术相结合，保证电子公文应用安全；2）系统严格限制打印份数，加强公文保密保障；3）综合运用对称、非对称加密技术，以及数字签名技术，对收发文方身份进行验证，保证多级公文交换安全；4）通过CA系统第三方机构的安全认证保障公文安全有效。
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