采购SCM系统

    随着IT产业的发展，根据本公司对全国众多企业的调查和对企业电子商务的理解，觉得企业应首先从采购入手，一方面采购SCM系统比较容易实现，因为买方市场决定了企业可以要求供应商积极加入采购信息网，另一方面企业采购SCM系统可以为企业节流，并带来丰厚的利润。

    采购SCM是以采购产品为基础，通过规范的定点、定价和定货流程，建立企业产品需求方和供应商之间的业务关系，并逐步优化，最终形成一个优秀的供应商群体，并通过招投标方式实现企业的采购，从而达到降低采购产品价格、提高采购产品质量和提高供应商服务质量的目的。

    一、采购SCM系统目标

    企业采购供应链是企业SCM系统的重要组成部分，是企业提高质量、节约成本的关键。建立采购SCM系统，首先需要将涉及企业采购的各个环节纳入到整个管理系统中，保证采购过程中各个环节之间的信息畅通，提高工作效率。同时通过信息共享，合理地利用和分配资源，为企业带来最大的效益。

    采购SCM系统通过标准和规范的业务流程，建立协配件的供应商、事业部之间的业务关系，并逐步优化，最终形成一个优秀的供应商群体，在保证公司协作产品集中采购任务的顺利完成的同时，达到以下目标：规范采购过程；优化供应商群体；共享采购信息；监督采购过程；降低采购成本；提高采购信息化水平；任务分工与业绩考核；与供应商共赢。

    1.建立采购SCM系统的主要任务

    建立采购SCM系统最大的困难莫过于业务流程的改变，企业需要将自己原有的业务迁移至Internet上，这往往涉及到经营观念、人事管理、业务处理过程和工作流的重新定义等，主要是管理理念等方面的问题。

    从业务角度来看，采购SCM系统一般包括三个流程（新产品定点流程、产品定价流程和产品订货流程）、三个管理（即采购产品信息管理、产品需方管理和供应商管理）、三个接口（即制造执行系统接口、PMD系统接口和财务系统接口）、决策分析系统（包括综合查询）和系统维护。具体任务如下：

    1）建立采购产品信息库；

    2）建立供应商信息库；

    3）明确新产品定点流程；

    4）明确产品定价流程：如何通过招投标方式实现产品竟价；

    5）明确产品定货流程：如何向供应商下定单，并对产品的实际价格进行监督；建立采购SCM系统与其他系统的接口。

    2.企业对于采购SCM系统的一些疑虑

    1）企业已经有很多供应商，不需要更多的供应商。其实企业确实有很多供应商，但不知道现有的供应商中有多少是全国最优秀的供应商。信息网建立后，将尽可能地吸收全国优秀的供应商来为本企业供货，并通过对供应商的优化，保持每类产品有2-3个供应商。所以企业的供应商数量在信息网建立后是一个由现在的少变成很多，然后再变少的过程，这个过程一方面达到优化供应商的目的，另一方面达到了宣传企业的目的。

    2）采购SCM系统从哪几个方面来对供应商进行评审？

    在信息网中，可以从财务方面、生产设备、产品质量认证和开发能力几个方面来对供应商进行评审，通过实际考察后，评审信息进入采购SCM系统。

    3）采购SCM系统中如何实现招投标？

    国内的大部分企业都是在第四季度完成下一年的采购招投标任务，在信息网中招投标的过程与现有的方式基本相同，只不过每个过程（标书生成、标书发布、投标、开标等）都是通过计算机而非手工完成的。

    4）采购SCM系统是否可以进一步规范招投标过程？

    是的。特别是在投标和评标过程中，因为标书发布时，只对信息网中的供应商发布，并且只有标书发布范围内的供应商才能投标；在开标后，各供应商的报价都是公开的，评标的结果保存在信息网中，便于以后核查，这样就避免了通过各种关系进入招投标过程的供应商。

    5）要求供应商通过Internet投标，供应商是否有这个能力？ 

    供应商必须要具备这个能力，其实采购信息网对供应商的要求是很低的，只需要互联网就可以。

    6）MRP/II、ERP系统中有采购系统，何必再建采购SCM系统？不错，企业现有的制造执行系统中确实有采购系统，但这个系统只是对采购的事后管理，比如对供应商的管理，对价格的管理等；而不是对采购过程的管理，如对供应商的优化，对采购的监控，各种价格的管理（计划价、实际采购价、市场价等）。所以企业采购信息网是对企业采购过程完整的管理，是为企业带来利润的有效手段。

    采购SCM系统是制造执行系统强有力的补充，是对采购过程更深层次的管理，同时又与制造执行系统相辅相成，比如采购量、采购时间可由制造执行系统根据产品的BOM和生产计划自动触发，为生产提供及时到位的原材料和零部件。

    7）现在的采购也是按招投标的方式进行的，并且每次招标都达到了降价的目的。

    的确现在大部分企业采购都是按招投标的方式进行的，也能达到降价的目的，不过我们对目前的采购过程做简单的分析，即可发现现有采购中的不足之处。目前的企业采购过程如下：

    在年底召开供应商大会，提出明年的年度采购计划，并通过招投标方式确定各产品的计划价格，即产品计划价；这个过程能有效降低采购成本，例如，比上一年降低了五仟万元；企业在需要产品时，参考计划价格向供应商下达月度要货计划，并确定产品的实际价格，当产品的实际采购价格高于计划价格时，并不去分析是什么原因引起的价格上升，那么一年下来，采购所节约的利润可能远低于预计五仟万元。

    所以，企业目前的招投标方式采购需要进一步的监督和控制，如何保证产品的实际采购价格与计划价格相吻合，甚至低于计划价格，采购SCM系统的建设使这种情况成为可能。

    8）现在的采购管理很好，建立采购SCM系统的必要性不大。

    建立信采购SCM系统除了能为企业带来利润外，另一个目的就是加强对采购过程的管理，并提高管理水平，就象企业目前建立的制造执行系统一样，系统的、信息化管理必然为企业的发展带来巨大的潜在效益。

    9）采购SCM系统如何监督子公司的采购？对于集团公司来说，实现集中采购和统购分销是有效降低采购成本重要手段，对于子公司的采购，集团公司只要能在以下三个方面监控即可：子公司采购产品的供应商不能超出集团公司确定的供应商范围；子公司的实际采购价格不能高于集团公司确定的计划价格；子公司必须将月度采购信息上报给集团公司，集团公司在必要时定期检查。

    二、采购SCM系统功能

    采购SCM系统对企业采购过程做了深入细致的分析，涵盖了企业采购过程的每一个方面，同时预留了与企业制造执行系统的接口，具有技术先进、功能全面、安全可靠的特点，采购SCM系统采用模块化结构设计。采购SCM系统总体分成十个子系统，100多个功能，通过企业采购部、相关部门、子公司和供应商共同操作完成企业采购任务。采购SCM系统结构如下：

    1.定点管理

    定点管理主要是采购SCM系统针对企业新产品的采购，主要包括确定潜在供应商管理和确定供应商管理两部分内容。通过科学、严谨的流程，保证在定点过程中的公开、公平、公正原则。同时根据行业协配件采购的技术特色，在本流程中包含潜在供应商认证评审、供应商初选、产品技术认证、试装等管理。而且各个流程都需要相关领导、主管经理的确认，更加保证了公司领导对采购过程的监督和控制。定点管理在采购SCM系统中处于十分重要的作用，它保证了进入采购SCM系统中的供应商在质量能力上都是合格的、先进的。

    2.定价管理

    定价管理主要用于企业对采购物料的定价，通过模拟招投标的方式获得理想的产品目标价格，定价管理主要包括询价单管理、报价单管理、定价管理和价格协议管理四部分内容。

    利用核算、对比、招标等手段，确定供应商的供货系数和供货价格，为进一步的订单确定作好准备。由于该过程中涉及到大量的商务合同和协议，目前还无法通过Internet进行签订，因此采购SCM系统中采用书面签订、系统备案的方式进行处理，保证信息的查询和管理。

    定价管理中最后需要确定供应商、产品价格和供货数量（或比例），在确定供货数量时可以通过比质比价的方式确定，或由采购小组确定，如果是集团性质的采购，同时需要考虑需方的地点。

    3.定货管理

    定货管理主要是采购SCM系统根据企业主生产计划或其它需要，由采购员制订采购计划并报部门批准后执行，采购员在制定采购计划时需要考虑以下方面的问题：

    1）产品的现有库存及安全库存。

    2）在途产品，批量法则（经济批量）。

    3）物料供货周期和供应商供货周期。采购小组（或委员会）确定的供应商、价格及供货比例（数量）。

    4）定货管理主要包括采购计划管理、订单管理、进货情况预测、应付款项预测、采购成本分析等。

    5）对于订单或进货合同管理，需要将其中的执行信息和付款信息进行标准化处理，便于合同的执行跟踪和结算管理，订单管理可分为基本信息管理、订单执行管理、订单付款管理等。

    6）订货管理保证在正常供货环节中，加强管理、提高效率、节约成本、畅通信息，更加充分地利用企业的采购资源。

    4.采购产品管理

    采购产品管理是采购SCM系统主要对企业需要采购的产品进行管理，主要包括产品分类管理、产品价格管理、产品供方/需方管理、产品供货周期管理、产品安全库存管理等。

    5.产品需方管理

    产品需方管理是采购SCM系统主要对集团公司采购的子公司进行管理，采购SCM系统主要包括：子公司基本信息管理、子公司采购产品管理、子公司采购计划管理、子公司定单管理等。

    产品需方管理与采购产品管理和供应商管理形成：供方——产品——需方三角关系。

    6.供应商管理

    供应商管理主要包括供应商基本信息管理、供应商产品管理、供应商分类、供应供应商产品质量、供应商服务质量、商评审管理和质量改进管理。

    其中：

    1）质量评审管理：通过体系评审、过程评审和产品评审，对供应商的能力进行评分、定级，同时制定了一整套供应商晋级的规定，提供了对供应商的等级状况进行科学管理的方法。采购SCM系统质量评审能够对企业管理、组织现状、结构、生产技术以及工艺过程进行综合评价，评审结果能够充分反映供应商的质量能力水平。目前供应商主要从财务能力、生产能力、新产品开发能力、质量认证、生产设备等方面进行评审。

    2）质量改进管理：通过持续改进、质量状况监控等手段，对有问题的供应商实施质量改进措施，并对改进情况进行监控。

    如果质量状况不能令人满意，则有可能被排除在合格分承包方范围之外。质量改进为提高供应商的生产质量状况提供了一条有效的途径。

    7.结算管理

    结算管理主要包括收款管理和付款管理。由于在财务管理方面，采购部下设一个财务组，没有现金流的管理，主要强调对结算信息的管理，因此可以详细划分为应收款管理、应付款管理、预付款管理、往来帐管理和发票管理。在结算管理时需要与订单合同进行对应。因采购部有一些备品备件的销售，因此需要对销售的收款及发票进行管理。付款管理主要根据订单及到货情况向供应商支付货款。付款管理可满足以下要求：

    1）付款时可以用付款项核销应付款。

    2）用预付款核销应付款。用往来单位的应收款核销应付款。

    3）在核销方式上，既支持按单据结算，又支持按商品结算，且可交叉进行。

    8.任务及考核

    任务是指由某岗位操作某项功能产生，并需要提交给其它岗位处理的一个事件。每个岗位除了产生新的任务外，同时要处理其它岗位提交过来的任务，并产生新的任务。

    在采购SCM系统中引入“任务”的概念，操作员登录系统后，系统会自动列出当前任务列表，操作员通过任务列表完成自己工作任务。任务的引入，可以方便地分析某项工作出现问题时，问题是出在哪个环节，找出出现问题的环节和业务人员，同时可以对各岗位的工作业绩进行考核，在业绩考核时需要对各项任务定义标准的完成时间。

    9.决策分析

    采购SCM决策分析管理包括基本信息查询、综合查询和决策分析三部分内容。MPS管理主要包括MPS更新、MPS查询等。

    10.库存信息管理

    主要是从库存系统中获得产品的实际库存数量，由于产品的库存数量在不断的变化，所以在采购SCM系统不保存产品的实际库存数量，但在做采购计划时需要从库存系统中查询相应的产品库存信息。产品的安全库存在产品信息管理模块中实现。

    11.采购SCM系统维护

    采购SCM系统维护是系统正常运行保证，主要包括：

    1）基础信息管理：包括部门信息、岗位信息、人员信息、仓库信息管理等。

    2）用户管理：包括用户增、删、改，以及用户密码修改。

    3）功能分配：给各用户指定相应的系统功能。

    4）CA证书管理：包括CA证书发放、回收及修改。

    5）数据字典维护：对采购SCM系统中用到的各种数据字典的管理，包括增加、修改、删除和查询等。

    6）采购SCM系统日志管理：包括日志分析和清除，日志是由功能模块自动生成的。

    7）采购SCM系统备份与恢复：主要包括系统数据的备份与恢复和应用系统的备份与恢复两个方面。

    三、采购SCM系统效益分析

    根据国际著名的研究机构Aberdeen Group的一篇研究报告《Internet procurement Automation Looks like a Winner》证实，实施采购SCM系统会得到以下好处：

    1.产品成本下降5%-15%

    采购SCM系统实施后，企业供应商的数量会逐步增加，但通过优化，供应商数量会相对减少，达到一个比较理想的水平。供应商数量的减少，会提高企业对单个供应商的采购数量，因此会引发供应商之间的激烈竞争，供应商为得到可观的定单，会在价格、质量和服务上下功夫，从而达到企业降低产品成本的目的。

    2.业务处理成本减少70%

    通过比较下表中各种业务在传统方式和现在方式的处理上，我们可以确信通过实施采购SCM系统后，采购业务成本减少70%是可行的。而且通过电子化的业务方式，可极大提高信息交流的准确性，避免认为造成的错误。

    3.业务周期缩短50%-70%

    通过比较下表中各种业务在传统方式和现在方式的处理时间，我们可以确信通过实施采购SCM系统后，采购业务周期缩短50%-70%是可行的。

    业务周期的缩短还能为企业带来以下几个方面的好处：

    缩短新产品试制过程。增加零部件的定价次数，使价格更接近市场。 更容易从价格、质量和服务方面优化供应商群体，与供应商实现共赢。