自动化办公中公文交换系统的作用

    对于现代化自动办公中，提出的高效办公要求，实现快速公文交换是这一目标的基础，在这其中，公文交换系统的作用是显而易见。它以实现公文迅速及时交换、易于保存、保密性和安全性高的特点，成为自动化办公建设的基础。

    公文交换系统的作用：

    第一、实现运程公文交换是系统的基本功能目标，实现不通地域之间的信息即时传递。

    第二、公文交换系统对载入系统的公文采用统一的CEB文件格式，方便在不同配置的系统客户端的公文的顺畅阅读、打印、流转，实现公文的一体化处理。

    第三、系统支持文档文字、视频、音频、图片等多中公文数据形式和内容的公文交换。

    第四、可以实现多级公文交换系统的对接，实现多级组织单位之间的公文传输，实现决策、政策的及时上传下达。

    此外，公文交换系统建设可以根据单位的特点、实际情况进行系统部署，公文交换系统开发时对于不同规模、特点的单位进行了考虑，设置集中模式与分布模式。

    集中式，即通过一个公文交换中心实现对下级单位的公文集中垂直管理。集中式公文交换系统的作用是方便单位内部各层级间的公文交换、流转，实现所有公文交换系统的业务互联。分布式，即通过多个公文交换系统建设，实现相对独立的多个部门组织之间的公文交换模式。这中模式的公文交换系统的作用是实现这个对单位内部不同业务公文的分类、集中管理。

    最后，公文交换系统的作用还体现在这种信息化的公文传输，不仅降低了公文交换成本，提高了效率，还降低了人力成本，提高了整体办公效率。